In quella che apparentemente è diventata una società “senza carta”, ci sono ancora molti di noi che si sentono come se stessimo annegando nella carta.
Portafoglio traboccante di scontrini? Cassetti della scrivania zeppi di inviti di nozze e vecchie cartoline natalizie, fogli per appunti e articoli da leggere? Pile di estratti conto bancari, cataloghi e fatture spinte nell’angolo più lontano della tua cucina? Il disordine di carta è uno dei nostri peggiori trasgressori. Si accumula rapidamente e può essere totalmente travolgente se non lo affronti quotidianamente.
Trovare un sistema di organizzazione per tutta la carta della tua vita richiede pensiero e pianificazione, per non parlare del tempo e dello sforzo. Certo, lasciare che i fogli si accumulino è molto più facile. Ma lascialo andare troppo a lungo e sarà travolgente; il tuo spazio diventa un posto da cui vuoi scappare, non un posto che ti piace.
Prendersi il tempo e gli sforzi per sviluppare un modo sistematico di organizzare i documenti può portare a molto meno stress nella tua vita.
Il primo passo per ripulire la tua carta è impedire a tutti i futuri articoli di carta di entrare nella tua casa.
Innanzitutto:
Trasferisci tutto online. La maggior parte delle banche e delle principali società di servizi pubblici offre la possibilità di interrompere la ricezione di estratti conto e notifiche per posta. Vai al loro sito online, spesso c’è spesso una scelta di rinuncia. Se non sei sicuro, chiama l’ufficio fatturazione dell’azienda.
Una volta che sei sul loro sito, puoi anche iscriverti al pagamento delle bollette online. Elimina l’abitudine degli assegni scritti a mano (se non l’hai già fatto) e paga invece le bollette online. Puoi persino impostare il pagamento automatico, dove non devi nemmeno pensarci.
Molte banche offrono anche questa scelta; dove il denaro verrà trasferito dal tuo conto bancario direttamente alla tua utility o altra società a cui è dovuto un pagamento mensile.
Un sistema di pagamento delle bollette online semplifica il pagamento puntuale delle bollette e la gestione del budget. Elimina anche la necessità di fare scorta di buste e francobolli… più disordine di carta.
Già che ci sei, annulla l’iscrizione a tutte le riviste che non ti interessano più.
Quindi, raccogli ogni pezzo di carta in casa tua. Non dimenticare di controllare i cassetti della spazzatura alla ricerca di menu da asporto spiegazzati, manuali di istruzioni e volantini di quartiere.
Quindi, ordina tutto in 5 pile:
Riciclare (lanciare),
Scansione
Salvare il file
Azione immediata (tutti i documenti che richiedono un’azione da parte tua: carte RSVP da spedire, moduli da firmare, lettere da inviare, fatture da pagare).
Leggi (Se sei come la maggior parte delle persone, questo sarà grande)
Puoi impilarli in 5 cestini o contenitori a tua scelta
Con un po’ di fortuna, la tua pila più grande sarà “riciclare”, seguita da archiviare e leggere.
Puoi mettere il cestino “Da leggere” in una parte diversa della tua casa, come la tua camera da letto o lo studio, in modo da poter recuperare il ritardo con la lettura ogni volta che se ne presenta l’opportunità.
Ora, crea un sistema di archiviazione relativamente facile da usare. Non vuoi che il tuo sistema di archiviazione sia più stressante dello stress che dovrebbe alleviare. Rendilo organizzato e di facile accesso… se non è facilmente accessibile, ricomincerai ad accumulare carta sulla scrivania. Rendilo abbastanza spazioso per archiviare nuovi documenti nel tempo
Usa file di colori diversi, con linguette ed etichette luminose. Ciò renderà più facile trovare argomenti e interessi diversi. Divertiti con esso e rendilo artistico. Successivamente, fai scorta di cartelle di file e separa tutto in categorie. Sii accurato nelle tue categorie: animali domestici, casa, medicina, artigianato/creatività, bambini, lavoro, idee di viaggio, ecc. Sii il più specifico possibile con le tue etichette, ma non così specifico da avere solo 2 fogli in una cartella.
Rossi dispone di un’ampia scelta di raccoglitori, sia singoli che a 3 alette, oltre a portadocumenti per giornali, riviste e cataloghi.
Considera lo spazio disponibile prima di acquistare una nuova attrezzatura per l’archiviazione. Se hai i cassetti della scrivania aperti, procurati delle guide di metallo. Se hai un sacco di spazio nell’armadio, forse un cassetto di file a rotazione o cestini di file portatili. (Pensa: IKEA) Magari compra un buon schedario… preferibilmente uno che non gridi “ufficio”. Ce ne sono di belle in vimini o in legno disponibili.
Preferisci tenere i tuoi file in bella vista? Scegli un organizer da scrivania.
Tieni i documenti importanti dove sai che sono al sicuro: conserva i tuoi documenti (informazioni sul conto bancario e sulla carta di credito, certificati di nascita, passaporti, atti e testamenti) in un luogo sicuro o investi in una cassetta di sicurezza, ma assicurati di poter prendili facilmente quando ne hai bisogno. Questi potrebbero anche essere scansionati nel tuo computer o conservati su una chiavetta USB, ma conservare le copie cartacee è comunque una buona idea. Assegna a grandi categorie come Finanze le proprie cartelle con file aggiuntivi per tipi specifici di documenti come dichiarazioni dei redditi o fatture.
Rendi l’archiviazione un’abitudine: trova un momento durante la settimana per svuotare il cestino “Da archiviare” e archiviare i documenti necessari. Questo compito non dovrebbe davvero essere travolgente. Trascorri 15 o 20 minuti al massimo.
Per evitare che la tua scrivania si trasformi in una zona discarica, prendi un appuntamento giornaliero o bisettimanale con te stesso per occuparti delle carte e liberare lo spazio.
Altri suggerimenti:
Shred : qualsiasi cosa contenga le tue informazioni personali come il tuo indirizzo, numero di previdenza sociale, numero di telefono o numero di conto bancario. Non gettare queste carte nel riciclaggio prima della triturazione.
Ricicla: le tue pile di riviste e giornali. Sii onesto: li leggerai mai più o li userai per una futura idea artigianale? Pinterest ci ha coperto lì….. Metti un sacchetto o un cestino per la raccolta differenziata vicino alla porta di casa e prima ancora di portare la posta in casa, fermati davanti alla porta di casa per gettare tutta la posta che non ti serve… volantini, pubblicità, coupon, e posta indesiderata. Quindi, ogni volta che esci dalla porta, prendi la borsa e getta la carta nel cestino.
Trasferimento: inviti, volantini o ogni nuovo pezzo di carta che evidenzia una data o una scadenza, registra tutte le attività e le informazioni imminenti su un calendario e ricicla la carta nella spazzatura. Un calendario digitale è l’ideale, ma se vuoi vedere il tuo programma settimanale senza dover sbloccare il telefono o l’iPad, acquista un calendario da tavolo o da parete. Inoltre, questo mette il tuo calendario sempre davanti a te. Il digitale è fantastico, ma non per tutto.
Nascondi in bella vista: gli oggetti di carta che usi tutti i giorni. Metti nuove riviste sul tavolino, cancelleria sulla scrivania, ecc.
Esposizione: oggetti sentimentali come cartoline, fogli scolastici e souvenir in scatole colorate o cestini su librerie e scaffali. È più probabile che tu guardi i tuoi ricordi di tanto in tanto se non sono nascosti in un armadio.
Immagazzina : tutti i tuoi articoli cartacei relativi all’ufficio (come carta per stampanti extra, quaderni, blocchi di carta, buste e biglietti) nella stessa area per un facile accesso. Un ripiano libreria o un comodo ripiano armadio.
Tweak: i tuoi file ogni tanto . In un secondo momento, dai un’occhiata a cosa c’è nei tuoi file. Di solito, scopri che un file è sottoutilizzato o troppo imbottito. Se scopri di avere solo una o due cose in una cartella di file, trova o crea un file con un ambito più ampio. In alternativa, se trovi che una cartella è straripante di contributi, crea delle sottocategorie, per argomento o per data.
Scansione : qualsiasi cosa o tutto se preferisci archiviare tutto in un servizio di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox. Sarai in grado di accedere a quei file da qualsiasi dispositivo. Puoi sempre anche archiviare i tuoi file localmente sul disco rigido del tuo computer. Se lo fai, assicurati di utilizzare una sorta di sistema di backup dei file nel caso in cui dovesse accadere qualcosa al tuo computer.
Per fortuna, tutto ciò che serve per bandire il disordine di carta da casa tua sono alcuni trucchi intelligenti e sistemi organizzativi ben implementati. Riprenditi la tua vita.
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